Produktivität steigern mit diesen sieben simplen Steps

7 Tipps für effektives Zeitmanagement die deine Produktivität steigern


Kennst du Tage wie diese, an denen du abends vom Schreibtisch aufstehst und dich fragst: Wo ist mein Tag geblieben? Du hast Anrufe angenommen, WhatsApps und E-Mails geschrieben, dich durch unzählige Webseiten geklickt; und stundenlang an einem fesselnden Verkaufstext gebastelt. Wolltest deine Produktivität steigern, aber unterm Strich kam nichts rum? Das frustriert.

Wir alle haben das erlebt. Wenn dies öfters vorkommt, ist es an der Zeit, deine Produktivität zu steigern. Nutze die folgenden Tipps, um deine Produktivität zu maximieren: sei es am Arbeitsplatz, im Home-Office, in der Schule oder zu Hause.

So gehst du vor, wenn du deine Produktivität steigern willst:

Produktivität steigern: 7 Tipps

1. Liste deine Zeitdiebe auf

Gefahr erkannt – Gefahr gebannt: Deshalb halte jeden erkannten Zeitdieb schriftlich fest. Starte in deinen Tag mit einem Blick auf Zeitdiebe-Liste. Dort sammelst du Tätigkeiten, von denen du aus Erfahrung weißt, dass du damit immer wieder Zeit verschwendest.

Häng die Liste gut sichtbar an die Wand. Oder hab sie griffbereit in der Nähe. Sobald du einen neuen Zeitdieb überführst, mach ihn dingfest: Setze ihn auf deine »Fahndungsliste«. Der Blick und die Arbeit mit der Liste wird dich an die Dinge erinnern, die du in Zukunft besser lassen solltest.

2. Entferne Social Media-Apps aus dem Sichtbereich

Social Media gehört ins 21. Jahrhundert wie Smartphones und Tablets. Aber Social Media ist ein hinterlistiger Zeiträuber. Studien zeigen: Wir lassen uns leicht und gerne ablenken. Deshalb verbringen die Nutzer im Schnitt etwa 3,6 Stunden pro Tag auf von sozialen Medien. Das ist etwa 25 Prozent der Zeit, in der du wach bist und produktiv sein könntest. Überlege, was du in dieser Zeit anfangen und erreichen kannst.

Damit du mit Social Media keine kostbare Lebenszeit verschwendest, musst du radikale Maßnahmen ergreifen: Entferne die Apps vom Startbildschirm deiner Mobilgeräte. Ebenso aus der Symbolleiste deines Browsers. Dadurch sind Facebook, Instagram, TikTok & Co. zwar nicht völlig gelöscht, aber du hältst dich selbst davon ab, auf Aktualisierungen und Ablenkungen zu reagieren. In der Regel gibt es dort sowieso meist nichts Neues.

3. Setze dir tägliche Ziele mit Erinnerungen

Die meisten Menschen sind gefangen im »Hamsterrad«. Und das dreht sich schneller und schneller. Jeder Tag stellt uns vor neue Herausforderungen: Aufgaben, die du irgendwie bewältigen musst, egal wie. Mach es dir einfach, in dem du scheibchenweise arbeitest. Musst du in 2 Monaten deine Steuererklärung abgeben? Überlege, was du bereits jeden Tag für den Abschluss tun kannst, anstatt bis auf den letzten Drücker zu warten. Verwende Kalender-Apps, um deine täglichen Zwischenziele im Auge zu behalten. Mit Erinnerungen stellst du sicher, dass du nichts vergisst.

4. Erledige dich wichtigsten Aufgaben zuerst

Nutze den Schwung am Morgen, aber für die richtigen Aufgaben. Denn es ist verlockend, den Tag mit den einfachsten Aufgaben zu beginnen. Das gibt dir das Gefühl, etwas zu erreichen, auch wenn du damit deine großen Projekte sträflich vernachlässigst. Doch Vorsicht! Auch wenn du deine weniger wichtigen Aufgaben erledigt, bist du danach bereits schlapp. In der Folge zögerst du noch mehr, deine wichtigen und zeitkritischen Arbeiten in Angriff zu nehmen.

Ändere daher dein Mindset und erledige die wichtigsten und dringlichsten Aufgaben zuerst. Wenn du damit fertig bist und dir die Last von den Schultern fällt, wirst du relaxt sein. Und der Rest deines Tages läuft wie von selbst.

5. Beende das Multitasking

Kannst du auf mehreren Hochzeiten gleichzeitig tanzen? Nein und für dein Gehirn gilt das ebenso, denn Multitasking ist ein Mythos: Das menschliche Denkorgan ist nicht in der Lage, eine Reihe von Prozessen parallel abzuarbeiten. Stattdessen zappt es blitzschnell hin und her, richtet die Aufmerksamkeit von einem Job zum anderen. Dadurch entsteht die Illusion, wir wären »Der Herr der Dinge», sind wir aber nicht.

Fakt ist: Hin und her zappen ist nicht sehr effizient. Wenn du versuchst, zu viele Dinge zu kombinieren, wird dich das Ergebnis vermutlich enttäuschen. Außerdem brauchst du in der Regel mehr Zeit, als wenn du dich nur auf eine Aufgabe voll konzentrierst. Im Ergebnis wirst du mit Multitasking nicht deine Produktivität steigern, sondern vermindern.

6. Nutze den »Leerlauf«

Was tust du, wenn du auf den Bus oder die Bahn wartest? Wenn du in der Arztpraxis oder in der Autowerkstatt noch nicht an der Reihe bist? Oder wenn du mit dem Zug zur Arbeit und nach Hause fährst? Aus dem Fenster starren, raubt dir kostbare Zeit. Stattdessen kannst du eine eMail diktieren und versenden, oder mit einer Mindmapping-App Brainstorming betreiben. Totzeit ist die optimale Denkzeit: Mach dir Notizen für dein nächstes Projekt, für die Arbeit oder für die Schule. Selbst wenn du den Leerlauf für stressabbauende Atemübungen nutzt, kannst du in dieser Zeit deine Produktivität steigern. Hauptsache, du lebst bewusst.

7. Lese Zeitmanagement-Bücher (und befolge die Tipps!)

Zeit ist dein größtes Vermögen, denn sie ist kostbar, knapp und kommt nie zurück. Weißt du, wie viel Zeit dir noch bleibt? Aus diesem Grund sind Business-Modelle wie z.B. Affiliate-Marketing so wertvoll und erfolgreich. Wenn du jetzt kaum Zeit zum Lesen hast, ziehe Zeitmanagement-Bücher stets einem Roman vor. Du wirst davon deutlich mehr profitieren. Und mit wenn du die Methoden umsetzt, hast du auch Zeit für einen Roman 😉 

Probiere »Getting Things Done« beziehungsweise die deutsche Übersetzung „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ aus: GTD ist eine Kunst, wie du stressfrei deine Produktivität steigern kannst. Damit wirst aus deinen geschenkten 24 Stunden das maximale herausholen. Das Buch zeigt dir Wege, wie du mehr erledigst, statt zu zögern.

Fazit: Auf diese 3 Punkte kommt es an, wenn du deine Produktivität steigern willst

Noch nie waren Menschen in der Mitte ihres Lebens vom Alltag so gefordert wie die heute 30- bis 50-jährigen. 19 Prozent der Arbeitnehmer in Deutschland fühlen sich sogar komplett überfordert. Forscher sprechen gar von der »Generation zuviel«.

Stress und Leistungsdruck steigen, denn zu viele Aufgaben müssen hier und jetzt erledigt werden. Vor allem, wenn du von zu Hause aus arbeitest, überschneiden sich private und berufliche Pflichten. Dadurch kann sich die Anzahl deiner zu Aufgaben fast verdoppeln. Außerdem steigt die Gefahr von Konflikten, gerade während der Corona-Krise.

Viele Menschen sind in der Zeit zwischen 10 und 12 Uhr besonders produktiv. Egal, ob man im Homeoffice oder im Büro arbeitet. Das liegt weniger daran, dass unser Körper in dieser Zeit über die meiste Energie verfügt, sondern dass in dieser Zeit die meisten eMails und Anrufe kommen.

Deshalb lohnt es sich, wenn du vor allem in diesen beiden Stunden topfit bist. Denn dann kannst du so viel wie möglich erledigen. Schließlich willst du ja in der kürzesten Zeit das Maximum erreichen. Plane daher den Spätvormittag sorgfältig: Die meisten Menschen sind in diesem Zeitraum maximal produktiv.

Produktivität steigern in 3 Schritten

1.

Erledige Dringendes & Wichtiges zuerst

Sorge dafür, dass die dringendsten Aufgaben ganz oben auf deiner Todo-Liste stehen. Denn dringende Fragen beschäftigen dich – bewusst oder unbewusst. Ohne, dass du es merkst legen dich diese Aufgaben lahm und beanspruchen permanent „Rechenleistung“ in deinem Gehirn. eMails, die am Vortag dringend waren können heute schon nachteilige Folgen für dich haben. Nutze deshalb diese entscheidenden 2 Stunden am Tag, um dringende Angelegenheiten wie eMails diktieren, Telefonate und Besprechungen aus dem Weg zu räumen. Eine bewährte Methode Steigerung deiner Produktivität ist das Eisenhower Prinzip.

2.

Packe Kompliziertes möglichst vor Mittag an

Wenn du die dringenden Dinge erledigt hast, solltest du dich danach den komplizierten Aufgaben widmen. Auch dafür eignet sich die Zeit zwischen 10 und 12 Uhr perfekt, denn in dieser Zeit haben die meisten Menschen ein Leistungshoch. Nutze deshalb diese Zeit, um deine komplexen und komplizierten Aufgaben und Projekte abzuschließen. Wenn du dies umgesetzt hast, schmeckt dir dein Mittagessen doppelt so lecker.

Dann ist es auch weniger tragisch, wenn deine Produktivität am Nachmittag langsam abnimmt. Das Wichtigste und Dringendste ist ja bereits in trockenen Tüchern. Am Ende des Tages ist die Produktivität in der Regel auf dem niedrigsten Niveau. Deshalb solltest du komplexe Aufgaben während deines Leistungshochs in Angriff nehmen.

3.

Lerne deine Leistungskurve kennen

Ob du nun an die Lehre vom Biorhythmus glaubst oder nicht: Deine körperliche und geistige Leistungsfähigkeit unterliegt bestimmten Schwankungen. Es gibt Hochs und Tiefs. Dieses Leistungsprofil ist bei jedem Menschen anders. Deshalb kann es sein, dass deine beiden produktivsten Stunden nicht zwischen zehn und zwölf liegen.

Vielleicht bist du der geborene Frühaufsteher oder ein produktiver Nachtarbeiter. Beobachte dich selbst und schau dir deinen Tag ganz genau an: Wann bist du hellwach und wann bist du müde wie ein Hund? Wann bist du ultra-produktiv und wann hängst du in den Seilen? Finde dein persönliches Leistungshoch und organisiere diese beiden produktivsten Stunden möglichst optimal. So maximierst du deinen Erfolg. Ganz gleich, ob du noch im Hamsterrad arbeitest oder bereits dein Geld von zuhause aus verdienen kannst.

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